Zaznacz stronę

System 5S przynosi wiele wymiernych korzyści. Są one tym bardziej cenne, że praktyki 5S są łatwe do wdrożenia. Nakłady na wdrożenie 5S nie są wysokie. Wdrożony system 5S stanowi podwalinę dla wdrożenia kolejnych, bardziej zaawansowanych narzędzi Lean Management, czy Lean Manufacturing, takich jak Kanban, Just in time, SMED i TPM.

Przebieg metody 5S

System 5S to pięć kroków prowadzących do uporządkowania stanowiska pracy.

1S – Seiri, czyli Sortowanie/Selekcja

Ze stanowiska pracy usuwamy wszystko, co jest w danym momencie zbędne.
Musisz uwzględnić rodzaj stanowiska i wszystkie przedmioty, które na nim się znajdują.
Jeśli będzie to stanowisko produkcyjne, to musisz uwzględnić narzędzia, materiały, półprodukty, dokumentację techniczną, ale również (jeśli są na stanowisku) komputer, klawiaturę.
Na stanowisku biurowym uwzględnij komputer, materiały biurowe (długopisy, ołówki, spinacze, zszywacze…), dokumenty.

Analizujemy każdy przedmiot na stanowisku pracy i przypisujemy mu jedną z kategorii:

  1. Niepotrzebne – czyli wszystkie rzeczy, które absolutni nie przydają się w wykonywaniu pracy na danym stanowisku. Te przedmioty oznacz czerwoną etykietą.
    Od razu warto określić ich przyszły los.
    Część przedmiotów pozbywamy się z firmy, bo nie służą nam do niczego.
    Możemy je zatem:
    – wyrzucić
    – poddać recyclingowi
    – sprzedać
    – oddać pracownikom
    Zależy to od charakteru przedmiotu.Przedmioty, które być może się przydadzą, trafią do specjalnie wyznaczonego „magazynu czerwonych etykiet”, gdzie będą przechowywane. Musisz określić czas takiego przechowywania. Gdy upłynie wyznaczony termin, na nowo przeanalizuj ich przydatność i albo wyrzuć, albo przejdź do kolejnego kroku.Uwaga! Zadbaj, aby magazyn czerwonych etykiet nie stał się firmową graciarnią. Od rozsądku w procesie sortowania zależy sukces całego wdrożenie praktyk 5S.
  2. Potrzebne (w danej chwili na stanowisku) – tymi przedmiotami zajmiemy się w drugim kroku metody 5S, czyli…

2S – Seiton, czyli Systematyka

W tym kroku zajmiesz się przedmiotami, które pozostały po 1S.
Każdy przedmiot musi mieć wyznaczone (i najlepiej oznaczone) swoje miejsce. Musisz też określić sposób, w jaki przedmioty będą przechowywane.
Możliwe sposoby to odpowiednio przygotowane szuflady, tablice cieni, wieszaki, stojaki, szafki z etykietami, oznaczenie kolorowymi liniami i podpisami miejsc, w których mają stać poszczególne przedmioty itp. Każdy pracownik, który działa na danym stanowisku pracy, musi z łatwością znaleźć każde narzędzie i wiedzieć, gdzie je odłożyć po skończonej pracy. Dlatego przygotowując stanowisko, korzystamy z pomocy „wizualnych”. Wszystkie oznaczenia pomagają w szybkiej i powtarzalnej pracy.
Pozwalają kontrolować bieżące położenie i stan narzędzi.
Planując, gdzie dany przedmiot będzie miał swoje miejsce, musisz wziąć pod uwagę częstotliwość jego używania i wygodę.
Powinieneś też zapewnić łatwy dostęp do narzędzi. Półprodukty (np. elementy składanego na stanowisku produktu, spinacze w szufladzie biurka) powinny być dostępne w liczbie, jaka jest na daną chwilę konieczna.
Pamiętaj, że WSZYSTKO musi znaleźć SWOJE MIEJSCE. Stosujemy więc zasadę „miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu”.

3S – Seiso, czyli Sprzątanie

Pod tym pojęciem rozumiemy cykliczne usuwanie ze stanowiska pracy wszelkich zanieczyszczeń, kurzu, brudu, odpadów poprodukcyjnych itp.
Sprzątanie jest również dobrym momentem na sprawdzenie stanu technicznego stanowiska – zarówno maszyn na stanowisku produkcyjnym, jak i wyposażenia na stanowisku biurowym.
Częstotliwość sprzątania określamy w zależności od stanowiska i jego potrzeb, a następnie tworzymy harmonogram sprzątania, którego trzeba przestrzegać.
Wprowadzona przy drugim S wizualna organizacja stanowiska wspomaga w sposób istotny 3 krok metody 5S. Dzięki temu można szybko stwierdzić braki narzędzi, ich uszkodzenie itp.

4S – Seiketsu, czyli Standaryzacja

W trzech pierwszych krokach wypracowałeś pewne zasady postepowania i organizacji stanowiska pracy. Teraz opracujesz standardy ich realizacji, tak aby pierwsze 3S nie rozmyły się. Musza stać się regułą przestrzeganą przez wszystkich.
W tym celu możesz np. stworzyć procedury postepowania czy też inne dokumenty opisujące, jak pierwsze 3S mają przebiegać. Określ przy tym osoby odpowiedzialne za wykonywanie poszczególnych czynności i ich jakość.
To zapobiegnie powrotowi do chaosu.
Opracowanie standardów pracy i oznakowania stanowiska sprawi, że rotacja na stanowiskach będzie łatwa. Pracownik zmieniający stanowisko pracy łatwo zorientuje się w oznaczeniach narzędzi i materiałów.
Pamiętaj, że zarówno w tym kroku, jak i w poprzednich niezwykle istotne jest angażowanie pracowników. To oni najlepiej znają stanowiska pracy i będą z nich codziennie korzystali.
Instrukcje, procedury, zdjęcia stanu idealnego, które wspólnie stworzycie, powinny być proste i przejrzyste, aby korzystanie z nich było przyjemnością i ułatwiało pracę.

5S – Shitsuke, czyli Samodyscyplina

Ten krok ma na celu przekształcenie w nawyk tego, co wypracowano w pierwszych 4 krokach metody 5S. Jeśli chcesz, aby cały nakład wykonanej wcześniej pracy przyniósł długotrwałe pozytywne skutki, musisz zadbać o to, aby wypracowany tryb postepowania stał się przyzwyczajeniem pracowników.

Najlepszym narzędziem do utrzymania systemu jest audyt 5S. W czwartym kroku opracowane zostały standardy. Teraz zatem należy sprawdzać, czy są one przestrzegane.
Należy zatem opracować harmonogram audytów 5S i przeprowadzać audyty zgodnie z nim.
Pomocą przy prowadzeniu audytów będą listy kontrolne, które należy opracować na podstawie stworzonych wcześniej standardów.
Wyniki takich audytów można upubliczniać i wprowadzić współzawodnictwo między pracownikami (grupami pracowników – np. między zmianami w fabryce).
Zadbaj o to, aby audyty 5S i współzawodnictwo między pracownikami miały pozytywny wydźwięk. Skup się na nagradzaniu najlepszych. Nie muszą to być nagrody finansowe. Możesz znaleźć tańsze i lepsze motywatory, np. dyplom, dodatkowy dzień urlopu, zaproszenie najlepszego pracownika wraz z rodziną na ufundowaną przez firmę kolację w dobre restauracji.

Wdrożenie metody 5S na własną rękę

Jak widzisz, wdrożenie 5S jest stosunkowo proste. Cały proces kieruje się regułami zdrowego rozsądku, a nakłady finansowe nie są duże.
Główne wydatki, jakie poniesiesz, to druk czerwonych etykiet oraz innych oznaczeń. Dolicz do tego nakłady czasu na przeorganizowanie stanowisk, opracowanie procedur, harmonogramów i list audytowych. Nakłady są relatywnie niewielkie.

Wdrażając inne systemy, często jesteśmy zmuszeni zatrudniać zewnętrznych konsultantów i przechodzić drogie szkolenia. Wdrożenie jest długotrwałe, a efekty widzimy po długim czasie.

W przypadku systemu 5S jest inaczej. Zasady są proste. Możesz wdrożyć je sam, bez pomocy kosztownych konsultantów. Szkolenia 5S nie są drogie, a i bez nich możesz się obejść.
Efekty wdrożenia tych praktyk dostrzeżesz bardzo szybko.